Του Βασίλη Ζορμπά*
Τ ο MRP, (Material Requirements Planning ή Material Resource Planning – Προγραμματισμός Απαιτούμενων Υλικών) είναι ένα σύστημα ελέγχου των απαιτούμενων υλικών, του προγραμματισμού και του αποθέματος, για την βέλτιστη εκτέλεση της παραγωγής. Συνήθεως ένα σύστημα MRP είναι βασισμένo σε εξειδικευμένο λογισμικό, αλλά μπορεί να υλοποιηθεί και με πιο γενικές εφαρμογές (πχ Excel). Η βασική του λειτουργία είναι να μεταφράζει τις μελλοντικές παραγωγές σε ανάγκες συγκεκριμένων υλικών και λαμβάνοντας υπ’ όψιν διάφορους περιορισμούς (ύψος αποθέματος, χρόνος παράδοσης, ελάχιστη παρτίδα κλπ), να φροντίζει να γίνονται οι παραγγελίες στο βέλτιστο χρόνο. Έτσι μπορούμε να επιτύχουμε φαινομενικά αντικρουόμενους στόχους, όπως μεγάλη ταχύτητα αντίδρασης στη μεταβολή των πωλήσεων με ταυτοχρόνως χαμηλό απόθεμα. Γιατί όμως το MRP είναι τόσο σημαντικό;
Στο σημερινό κόσμο υψηλής κατανάλωσης τα προιόντα έχουν μεγάλες απαιτήσεις, τόσο σε υλικά συσκευασίας, όσο και σε προδιαγραφές, ενώ ταυτοχρόνως οι συνεχώς μεταβαλόμενες ανάγκες του καταναλωτικού κοινού επιβάλουν συνεχώς νέα προιόντα, νέες συσκευασίες και προωθητικές ενέργειες. Ο συνδυασμός των ανωτέρω κάνει την χειροκίνητη τήρηση αποθέματος εξαιρετικά πολύπλοκη.
Φανταστείτε μία εταιρία παραγωγής χυμών, που έχει μια σειρά από 5 χυμούς, σε δύο διαφορετικά μεγέθη, όπου εκτός από τις νορμάλ ετικέτες, έχει και μία εποχιακή (Χριστούγεννα) και μία προωθητική (πχ -20%). Επιπροσθέτως φανταστείτε ότι το μάρκετινγκ θέλει τα ειδικά εικαστικά (εποχιακό+προωθητικό) να αλλάζουν κάθε χρόνο και τα κύρια εικαστικά κάθε 3 χρόνια. Αυτό σημαίνει ότι μόνο για τις ετικέτες απαιτούνται 40 διαφορετικά εικαστικά κάθε 3 χρόνια! Η επιχείρηση ανά πάσα στιγμή είναι πιθανόν να τηρεί απόθεμα τουλάχιστον 20 από αυτά. Όσο μικρές κι αν είναι κάποιες από αυτές τις παρτίδες, απαιτούν τον ίδιο χρόνο ετοιμασίας από το δημιουργικό, πρέπει να είναι καταχωρημένες στο σύστημα σαν διαφορετικά υλικά, πιάνουν το δικό τους χώρο στο ράφι και είναι απολύτως μη εναλλάξιμα μεταξύ τους, εκτός ίσως από τα χριστουγεννιάτικα.
Τι ρισκάρει μία επιχείρηση που δεν έχει οργανωμένο προγραμματισμό παραγωγής και MRP; Το σημαντικότερο είναι να αποτύχει να παράξει τα απαιτούμενα προιόντα στην ποσότητα που απαιτείται και στον χρόνο που απαιτείται. Ο πελάτης δεν ανέχεται δικαιολογίες, όταν έχει παραγγείλει το προιόν στον συμφωνημένο χρόνο και με την συμφωνημένη διαδικασία. Το πιθανότερο είναι αν αποτύχουμε να παραδόσουμε είτε να ζητήσει σημαντική έκπτωση είτε -το χειρότερο- να στραφεί σε άλλον προμηθευτή. Από την άλλη, μια εταιρία που προσπαθεί να είναι από τη μεριά της ασφάλειας για ένα τέτοιο ενδεχόμενο και δεν έχει ένα MRP σύστημα, είναι σχεδόν βέβαιο ότι θα αναγκάζεται να δεσμεύει σημαντικά κεφάλαια σε αχρησιμοποίητες πρώτες ύλες και υλικά συσκευασίας, ή και έτοιμα προιόντα. Έχει αποδειχτεί ότι κάποια από αυτά μπορεί και να τηρούνται για πολλούς μήνες ή και χρόνια. Επίσης είναι βέβαιο ότι όσο ο χρόνος τήρησης υλικών ή ετοίμων μεγαλώνει, κάποια από αυτά θα καταλήξουν να είναι νεκρό απόθεμα και κάποια στιγμή θα πεταχθούν. Όταν η χρηματοδότηση των επιχειρήσεων ήταν πιο εύκολη και τα περιθώρια κέρδους μεγαλύτερα, αυτή ήταν η εύκολη λύση ώστε να αντιπαρέλθει μία επιχείρηση την αβεβαιότητα των μελλοντικών πωλήσεων. Σήμερα μία τέτοια αντιμετώπιση μπορεί να οδηγήσει εύκολα από τα κέρδη σε ζημιές.
Πως λειτουργεί το MRP
Η ζήτηση των τελικών προιόντων καθορίζει και τις ανάγκες σε πρώτες ύλες και υλικά συσκευασίας. Η σχέση μεταξύ τελικών προιόντων και απαιτούμενων υλικών (ή ενδιάμεσων) καθορίζεται από την Συνταγή ή ΒΟΜ (Bill of Materials). Στις περισσότερες περιπτώσεις το ΒΟΜ είναι σταθερό, αλλά δεν είναι σπάνιο να υπάρχουν και ελαφριές διαφοροποιήσεις, οπότε μιλάμε για εναλλακτικά ΒΟΜ. Για παράδειγμα ένα φιλμ, μπορεί να παράγεται με έναν Α συνδυασμό υλικών που του προσδίδουν κάποιες φυσικές και χημικές ιδιότητες, αλλά μπορεί να επιτυγχάνεται το ίδιο αποτέλεσμα και με μια ελαφρώς διαφοροποιημένη συνταγή Β, όπου δίνει ένα πολύ παραπλήσιο τελικό αποτέλεσμα. Αν για τον τελικό χρήστη ή τον τελικό καταναλωτή είναι αποδεκτά και τα δύο, μπορούμε να πούμε ότι το ίδιο προιόν έχει δύο εναλλακτικά ΒΟΜ.
Οι συνταγές (ΒΟΜ) είναι απαραίτητο να ακολουθούν μερικούς κανόνες ώστε να λειτουργήσει το MRP.
1) Πρέπει τα τελικά προιόντα και τα υλικά να έχουν κωδικούς. Καλό είναι μάλιστα οι κωδικοί να έχουν μια συνάφεια (πχ όλες οι ετικέτες να ξεκινούν με 9ΧΧΧ) ώστε να είναι εύκολη η αναγνώρισή τους με μία ματιά. Είναι αδύνατον να υπάρξει MRP χωρίς κωδικοποίηση τελικών προιόντων και υλικών.
2) Πρέπει οι συνταγές να είναι σταθερές. Αν υπάρχουν μικρές διαφοροποιήσεις μπορούν να φτιαχτούν εναλλακτικά ΒΟΜ, αλλά αν οι διαφοροποιήσεις είναι μεγάλες, πρέπει αυτό να αποτυπώνεται σε τελικό προιόν με διαφορετικό κωδικό.
3) Τα προωθητικά προιόντα πρέπει να έχουν ξεχωριστούς κωδικούς ακόμα και αν έχουν πολύ μικρές διαφορές από τα κύρια. Το ίδιο και τα προωθητικά υλικά συσκευασίας (πχ ετικέτες, φιλμ)
4) Τα εποχιακά προιόντα μπορούν να μην έχουν ξεχωριστό κωδικό, καλό είναι όμως τα αντίστοιχα υλικά συσκευασίας να έχουν. Αλλιώς ρισκάρουμε να βγάλουμε χριστουγεννιάτικα προιόντα το καλοκαίρι!
5) Τα χρησιμοποιούμενα υλικά πρέπει να έχουν σαφείς και ευδιάκριτες σημάνσεις, όπου καλό είναι να χρησιμοποιείται η δική μας κωδικοποίηση. Μπορούμε να ζητήσουμε από τους προμηθευτές μας, εκτός από την δική τους κωδικοποίηση να αναγράφουν και τη δική μας.
6) Αν χρησιμοποιούμε κάποιο υλικό το οποίο προμηθευόμαστε από πολλούς προμηθευτές πρέπει να αποφασίσουμε αν θα έχει τον ίδιο κωδικό ή διαφορετικό για κάθε προμηθευτή.
Το MRP μετασχηματίζει τις παραγγελίες/προβλέψεις σε μελλοντικές παραγωγές και αυτές αντίστοιχα τις μετουσιώνει σε Ύλες. Παρακολουθώντας την εξέλιξη του αποθέματος ένα αυτοματοποιημένο MRP παίρνει υπ’όψιν του τις παραμέτρους και προτείνει αγορές υλικών, τέτοιες ώστε να καλύπτονται οι ανάγκες και οι πιθανές αποκλίσεις.
Παράμετροι του MRP
1) Πρόβλεψη πωλήσεων-ζήτηση (demand), η οποία μεταφράζεται σε αναλώσεις υλικών
2) Ελάχιστη ποσόσητα αναπαραγγελίας (batch size)
3) Ημερομηνία λήξης (αν υπάρχει) ή υποβάθμισης του υλικού
4) Χρόνος απόκρισης του προμηθευτή (lead time) μαζί με χρόνο μεταφοράς των υλικών.
5) Απόθεμα ασφαλείας
Παράμετροι στο σχεδιασμό του MRP
Τι είναι το Απόθεμα Αναπαραγγελίας και τι το Απόθεμα Ασφαλείας.
Απόθεμα αναπαραγγελίας είναι το επίπεδο του αποθέματος που πρέπει να βάλουμε νέα παραγγελία με βάση τα δεδομένα. Έστω ότι η παραγωγική μας διαδικασία αναλώνει ένα υλικό (πχ έναν χημικό διαλύτη) με ένα ρυθμό 1000 κιλά την ημέρα. Και έστω ότι ο προμηθευτής μας βρίσκεται σε μία χώρα της ΕΕ και χρειάζεται 5 ημέρες για να μας το φέρει. Επίσης ο προμηθευτής μας, μας έχει ενημερώσει ότι για να το παράξει (δεν τηρεί στοκ) χρειάζεται 10 ημέρες από την ημέρα που θα του παραγγείλουμε. Συνεπώς ο χρόνος απόκρισης (lead time) του προμηθευτή για το συγκεκριμένο υλικό είναι 15 ημέρες. Απόθεμα αναπαραγγελίας για το συγκεκριμένο υλικό είναι τα 15.000 κιλά. Όταν πέσει το απόθεμα στα 15.000 κιλά (15ημέρες, επί 1.000) πρέπει να παραγγείλουμε. Αν γνωρίζαμε με ασφάλεια ότι ο προμηθευτής μας έχει πάντα στοκ, τότε ο χρόνος απόκρισής του θα ήταν οι 5 μέρες του ταξιδιού και το απόθεμα αναπαραγγελίας θα ήταν 5.000 κιλά.
Απόθεμα ασφαλείας είναι το απόθεμα που τηρούμε για να αντιπαρέλθουμε διακυμάνσεις στη ζήτηση. Το Απόθεμα ασφαλείας είναι μια παρεξηγημένη έννοια. Πολλοί το συγχέουν με το απόθεμα αναπαραγελίας. Στο προηγούμενο παράδειγμα ας υποθέσουμε ότι η παραγωγή δεν είναι σταθερή, αλλά εξαρτάται από τη ζήτηση και τα 1.000 κιλά ανά ημέρα δεν είναι σταθερό, άλλα έχει διακυμάνσεις. Έχουμε παρατηρήσει λοιπόν ότι υπάρχουν περιπτώσεις όπου η απαίτηση για το υλικό μπορεί να ανέβει και τα 1.200 κιλά/ημέρα για περιόδους αρκετών εβδομάδων. Σε αυτή την περίπτωση λοιπόν το απόθεμα ασφαλείας θα πρέπει να είναι τέτοιο ώστε ακόμα και αν την περίοδο του χρόνου απόκρισης έχουμε συνεχώς ζήτηση 1200/ημέρα, να μην ξεμείνουμε. Πρέπει λοιπόν να υπολογίζουμε αυτά τα έξτρα 200/ημέρα. Συνεπώς στο παράδειγμα που αναφέραμε, το απόθεμα ασφαλείας αν ο προμηθευτής μας δεν τηρεί στοκ είναι 3.000 (15 ημέρες x 200). Αν ο προμηθευτής μας τηρεί στοκ είναι 1.000 (5 ημέρες x 200). Η τήρηση αποθέματος ασφαλείας σε υλικά και σε έτοιμο προίον είναι απαραίτητη αν δεν θέλουμε δυσάρεστες εκπλήξεις!
Το σημαντικό με το MRP είναι ότι βάζει τις εταιρίες στη λογική να παραγγέλνουν ακριβώς αυτό που χρειάζονται και να βάζουν και τους προμηθευτές τους στην αντίστοιχη λογική του να τους προμηθεύουν ακριβώς αυτές τις ποσότητες. Επίσης εισάγει στις εταιρίες τις έννοιες της πρόβλεψης και της εκτίμησης αποθέματος, ενώ εισάγει και την παρεξηγημένη έννοια του αποθέματος ασφαλείας. Σε επόμενο άρθρο θα δούμε κάποιες κρίσιμες λεπτομέρειες που μπορεί να κάνουν την διαφορά στην υλοποίηση ενός MRP συστήματος.
Προφίλ Βασίλη Ζορμπά
O Βασίλης Ζορμπάς είναι χημικός μηχανικός και ειδικός στη διοίκηση παραγωγής, τον προγραμματισμό και τη μείωση κόστους.
Έχει ηγηθεί μεγάλων projects επανασχεδιασμού της εφοδιαστικής αλυσίδας στην εταιρεία Coca Cola Hellenic, όπως η ενσωμάτωση της Κύπρου σε κοινό Supply Chain με την Ελλάδα. Στην CCH το διάστημα 2000-2014, ανέλαβε θέσεις ευθύνης όπως Προϊστάμενος παραγωγής, Διευθυντής Προγραμματισμού Αναψυκτικού Ελλάδος και Διευθυντής Project Εφοδιαστικής Αλυσίδας. Συμμετείχε στον σχεδιασμό και υλοποίηση εφαρμογών του SAP για Προγραμματισμό Παραγωγής-Αποθήκης-Διακίνησης για 7 χώρες της CCH.
Είναι κάτοχος ΜΒΑ από το πανεπιστήμιο του Leicester. Ως σύμβουλος βιομηχανίας παρέχει υποστήριξη σε εταιρείες σε θέματα συστημάτων και δομών διοίκησης, οικονομικού προγραμματισμού και προγραμματισμού παραγωγής, συστημάτων απόδοσης, ελέγχου αποθέματος, logistics, διοίκησης πωλήσεων, customer service, business intelligence και αξιολόγησης προσωπικού. Επίσης υποστηρίζει εταιρίες σε θέματα στρατηγικής και επιχειρησιακών πλάνων, πληροφοριακών συστημάτων (ERP), budgeting και reporting.
Συνεργάζεται με εταρίες συμβούλων σε projects αναμόρφωσης μικρομεσαίων επιχειρήσεων και είναι partner στην εταιρεία Verallis που εξειδικεύεται στη μείωση κόστους.
e-mail:vzorbas@inpractice.gr
https://www.linkedin.com/in/vasilis-zorbas-b2652a5/
